企业怎么签电子劳动合同才合法合规?
2020-04-02

企业怎么签电子劳动合同才合法合规?

202034日,人力资源社会保障部办公厅就关于订立电子劳动合同有关问题作了较为明确的回复,原文如下:

北京市人力资源和社会保障局:

你局《关于在疫情防控期间开展劳动合同管理电子化工作的请示》收悉。经研究,现答复如下:用人单位与劳动者协商一致,可以采用电子形式订立书面劳动合同。采用电子形式订立劳动合同,应当使用符合电子签名法等法律法规规定的可视为书面形式的数据电文和可靠的电子签名。用人单位应保证电子劳动合同的生成、传递、储存等满足电子签名法等法律法规规定的要求,确保其完整、准确、不被篡改。符合劳动合同法规定和上述要求的电子劳动合同一经订立即具有法律效力,用人单位与劳动者应当按照电子劳动合同的约定,全面履行各自的义务。

人力资源社会保障部办公厅

劳动合同纠纷.jpg

在疫情期间,企业与劳动者签订劳动合同非常不便,人社部的回函解决了企业和劳动者签署劳动合同的难题。同时也带来了新问题,电子合同在很多人眼里仍然是新鲜事物,签署电子合同带来的法律问题会让人产生一些困惑。企业怎么签订电子劳动合同才合法合规呢?

全国人大法工委编制的《中华人民共和国电子签名法释义》提到:“电子签名具有多种形式,如:(1)附着于电子文件的手写签名的数字化图像,包括采用生物笔迹辨别法所形成的图像;(2)向收件人发出证实发送人身份的密码、计算机口令;(3)采用特定生物技术识别工具,如指纹或是眼虹膜透视辨别法等。无论采用什么样技术手段,只要符合本条规定的要件,就是本法所称的电子签名。当事人可以约定选择可靠的电子签名应当具备的条件和采用的技术方案。尽管规定了可靠的电子签名应当具备的法定条件,但并没有对达成上述法定条件的电子签名所需采取的技术作出统一规定。”

根据《电子签名法》第十三条规定,可以使用如下方法保证己方和对方电子签名的可靠性:

1)采用人脸识别技术、银行卡要素等多重手段进行实名认证,确保电子签名为本人专有。

2)采用加密登录、预留手机动态码确保签署行为是签署人控制。

3)合同文档转换为防篡改PDF文件。

4)持有《电子认证服务许可证》的第三方电子认证服务机构认证:CA证书,为电子合同的签约主体颁发用于身份识别的数字证书。可信时间戳认证(TSA),保障电子合同的签约时间和内容完整性,防止合同篡改和伪造。

在司法实践里,法院对电子签名的认可程度和电子签名是否为当事人所控制,电子签名行为是否是当事人真实意愿等因素密切相关,同时与电子认证机构的资质、认证方式、认证是否具有瑕疵等也具有较高的关联性。

所以,企业和个人要想签署合法合规的电子合同,最好满足法律法规对订立电子合同的程序性要求,避免日后产生纠纷。

企业签订电子劳动合同合规建议:

一、不建议采用短信、微信和电子邮件的方式签订合同

短信、微信、电子邮件比较难实现电子签名的要求,因此一旦发生纠纷,难以被认定为有效电子劳动合同。若采用该方式,企业日后会负有较重的举证责任,比如,企业必须证明电子邮箱、微信号等使用者的身份。另外,证据也较难保存,比如手机故障或者丢失,或者清空聊天记录等等。

二、不建议自建平台进行电子劳动合同签订

用人单位应保证电子劳动合同的生成、传递、存储等法律要求,确保完整、准确、不被篡改。同时,《电子签名法》也规定,当事人也可以选择使用符合其约定的可靠条件的电子签名。这样看来,企业可以选择自建平台进行电子劳动合同的签订。但是,若要保证电子签名可靠,最好能满足《电子签名法》第十三条要求的所有可靠要件。企业在自建平台上签署的电子合同,很难证明合同数据的完整、准确、可靠性,举证成本较高。另外,规模较小的企业看恐怕很难自建平台。所以,企业最好选择可靠的第三方服务平台。

三、建议企业与第三方服务平台合作

企业与第三方电子合同平台合作一般要经过下面一些步骤:

1)企业要先找到第三方电子合同平台。

2)和第三方平台沟通,企业和劳动者都需要认真了解操作方式和服务流程。

3)企业和劳动者都需要在平台实名认证,认证方式或许会有所不同。

4)劳动者和企业可以在第三方平台制作电子签名和电子印章。

5)企业拟定电子劳动合同文件通过电子文档形式上传到平台服务器,由企业发送给劳动者签署。

6)员工实名登录平台后,使用电子签名完成签署。

7)签署后,平台自动生成数据文本并进行备案留存,禁止任何一方修改。

目前,企业和第三方服务平台的合作模式已经相对成熟,运用起来也比较便捷高效。电子合同签署采用了非对称加密技术、CA证书、第三方取时技术等科技手段,使得电子合同一旦出现改动都能被发现。

电子合同作为合同签署形式,将得到更广泛的应用。通过以上的梳理,希望能让大家对电子合同有一个清晰的了解。

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