用人单位如何与劳动者签订一份合法有效的电子劳动合同?
首先需要选择具备缔约人身份认证、谈判磋商、合同电子签名、合同存储与调用等功能的第三方平台。可以选择获得国务院信息产业主管部门颁发电子认证许可证书的“电子签名与认证服务提供商”。为确保公平,也可以选择独立于电子劳动合同缔约双方的第三方平台,该平台必须有过硬的技术支持和个人数据保护系统。
在选择第三方平台时,除了应当重点审查相关平台公示的主要信息,还应当注重个人信息保护。用人单位与第三方平台签订系统使用协议,应当就系统的使用、电子签名的应用、商业信息的保密和电子合同的存储保管等问题达成一致。
其次,需要注重签约主体的身份识别与验证。电子劳动合同签订双方在初次使用电子合同订立系统时应确保自己填写的信息真实有效并完成实名身份认证,在身份信息发生变动时应当及时办理变更登记。同时还需要注意第三方平台的身份验证系统运行是否正常,核对结果与填写内容是否存在较大误差,若核实结果显示对使用人的身份信息无法验证,应当及时终止签订。
然后关于电子劳动合同内容,在内容上,电子劳动合同与常规纸质劳动合同并无太大差异,符合《劳动合同法》第十七条及其他相关法律法规即可。用人单位在设置条款时需注意避免格式条款的出现,例如将可能免除自身法定责任、排除劳动者权利的条款列入电子劳动合同内容中。同时对于可能免除用人单位一般性责任、加重劳动者责任及其他直接涉及劳动者切身利益的条款,应当进行显著的标注来提示劳动者,尽到合理提示义务。
最后,订立电子劳动合同的前提是缔约双方需要协商一致,因此,在正式签订电子劳动合同之前,用人单位可通过电子邮件或者其他电子数据形式和劳动者进行商议、确认,避免因为未履行协商的程序而产生争议。电子劳动合同签订后,用人单位可以将已签订完成的电子劳动合同以电子邮件方式发送给劳动者进行二次确认,劳动者也可以下载签订完成的劳动合同作为纸质文件保存。
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