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人力资源为什么要使用电子合同?
2020-01-13

  • 人力资源为什么要使用电子合同?


    一、电子合同的应用是大势所趋


    在技术不断创新的情况下,人力资源团队必须以积极的态度拥抱技术创新,驱动人力资源高效运转。在传统纸质合同应用中,合同的签署和管理成为了人力资源数字化升级的瓶颈和障碍,当数字化工具的服务范围不断扩大,这个瓶颈和障碍就不应存在。电子合同的应用已经是大势所趋。


    在企业经营中,有时会遇到业务转型或者业务合并的情况,一旦产生这种情况,很多同事的合同就需要重新签署,传统的做法,所有合同都需要人资团队逐一准备、邮递、签收、核查、盖章与归档,不但耗费大量的人、财、物力,而且效率低下,合同丢失、损毁的风险也较高。


    电子合同国外也在使用,但是和国内差别较大。国外是没有“公章”的概念的,合同仅需要签名即可。“电子合同”,在一些国家,基本上就是“电子版合同”“合同电子化”同义词。但是,根据我国的法律,如果电子合同要和纸质合同一样具备法律效力,就必须要引入身份认证、电子签名等一系列要求较高的信息安全技术。我国快速发展的数字化商业环境颠覆了传统的合同签署方式,使电子合同应用逐渐深入人心。


    二、电子合同严守合法底线


    劳动合同关系着劳资双方的利益,经常成为劳资纠纷的核心争议问题。行业数据调研显示,五分之四的企业人力资源管理者对电子合同的合法合规性最关注,这成为企业使用电子合同的最大担忧。


    电子合同已经在许多领域得到应用,如果对于电子合同合法性有疑虑可以邀请相关律师或者企业法务同事在部署电子合同之初就参与进来,通过法律研究和实地考察,检验电子合同的合法合规性。合同签署方式的改变,让原有的合同流程需要重新梳理、合同模板也需要修改,实体公章变为电子公章后,也要重新制定印章管控和使用流程。人力资源电子合同是需要企业各个部门通力合作的,除了法律方面得到认可之外,将合同放在线上签署和管理,数据安全也必须要做到极致,在数据采集、传输、存储等各个环节都要避免出现疏漏。


    三、电子合同服务商的服务能力


    在甄选电子合同服务商时,对服务商的资质、技术水平、服务能力等方面进行评估。比如放心签电子合同平台,为多家企业提供个性化电子签名及电子合同服务,涉及物流、文娱、人资等多个行业,在专业资质和安全性、合规性方面有充分保证,和许多由资本驱动的服务商相比,放心签独立于资本之外,在后续的服务能力上也具有很大优势。


    电子合同的应用,需要嵌入公司原有的业务流程和系统环境,放心签提供三种服务模式,可以完美接入企业程序,实现电子合同的本地化部署,实现上下游数据的互通互联。


    四、电子合同使用时个体与企业的双赢


    人力资源领域引入任何一种新应用,都应该优先追求企业员工的体验,要让员工在使用过程中受惠。放心签电子合同,引导流程简介流畅、指引和提示语清晰易懂,最大程度降低企业员工学习成本,让员工在第一次使用时就可以顺利完成签署。


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