大型酒店有哪些场景需要使用电子合同系统？

1.酒店人事管理业务的入职、离职、调动、转岗全过程电子化

对于大型酒店尤其是连锁酒店，全国各地的门店从管理到服务都有上千名员工，总部人员每个月都在忙着帮新员工求职、签人事合同、和老员工续签合同。

签署难点:

服务人员流量大，新员工入职和老员工续聘盖章需求多。总部人员手工起草、盖章、邮寄需要耗费大量精力和时间，异地来回签字需要一周时间。签约效率跟不上入职频率，合同逾期风险高。另外，每天都有很多员工要开人事证，每个人都要找HR咨询格式催盖章进度，效率低下，琐碎耗时。

解决方案:

电子合同系统连接人事管理系统和OA办公系统，围绕人事管理周期为酒店人事招聘、入职、在岗、调岗、离职等阶段提供电子签章服务，从而形成贯穿整个流程的电子人事管理闭环。让HR，酒店员工在OA和人事管理系统中发起人事盖章签字，在严格的流程审批中对各种人事合同、协议、证件盖章电子印章这样劳动合同签字流程就可以从几天缩短到几分钟。

2.酒店物料采购业务自动识别供应商身份，整个采购过程电子化

在酒店客房服务中采购各种日用品和娱乐设施，不仅涉及到大量的资金和数量，而且对效率的要求也很高。

签署难点:

很多酒店已经通过采购管理系统实现了“采购信息发布和供应商信息上报”，但是很难在第一时间确认供应商资质信息和报价信息是否可靠。由于缺少电子签章，传统采购中的所有采购合同、供应商服务协议、询价单都只能依靠纸质文件离线发送给供应商，导致签署过程繁琐复杂，延长了整个采购时间。

解决方案:

电子合同系统可以与酒店的内部业务管理软件和采购管理系统集成，借助官网平台和微信微信官方账号，帮助酒店搭建“询价、投标、评标、签约”全流程电子招聘平台。

供应商身份信息的全过程得到真正的保障。酒店在业务系统中，只需点击一下就可以应用电子模板制作标准的业务单据，供应商可以通过官网等渠道查看签约信息，整个过程只需要几个小时，采购快了一步。

3.酒店工程管理业务的维修保养记录真实可靠

一旦酒店的各种基础设施和娱乐设备出现故障，服务将受到影响。高效的维护响应和定期维护是酒店。“维修申请表”和“维修记录”是设备维修申请和日常维护过程中的重要记录材料，有助于酒店及时了解设备维修和维护情况。

签署难点:

只有在工程管理部门提交并签署“维修申请表”后，才能安排维修，这涉及到维修申请人、部门领导和工程管理部门的多个批准人。线下流通不仅效率低下，而且一年积累的文件资料也很难保存和查询。此外，各种设备将定期在现场进行维护，并签署“维护记录”。但在纸质签名的状态下，容易被复制乱涂，纸张成本高。

解决方案:

电子合同系统通过与酒店业务管理系统连接，为酒店设备维修和维护工作中的文件和报告提供标准的“电子模板”和“电子签章”服务。各种报修手续上报后，会自动将信息填入电子报修单模板，传递审批，并通知维修人员施工。修理工会用他的手机。不需要跨部门沟通，不需要随身携带维修单，一部手机就能及时推进维修进度。

4.酒店在线客房服务登记和取消

电子合同系统可与applets和酒店官网集成，为各种网上预订和退房服务提供合法有效的电子签名服务。前台不再是酒店。客户可以通过手机直接在网上上传身份证，通过人脸识别确认身份，在线签约预定退房，体验无纸客房服务。

所有客人信息自动通过电子合同系统进行权威身份认证，以保证人卡合一，保证入住业务的规范，保证每条消费记录的合法性和有效性。

随着“互联网+”和“在线办公”的普及，引入电子合同系统推动酒店无纸化管理和客户服务将为酒店的数字化转型注入新的动力。