随着这些年互联网与传统企业的不断融合，企业文件管理越来越多地囊括了电子凭证、电子账簿、电子合同、电子报表等电子文件资料。很多企业在进行企业文件管理的时候，也需要建立其适合的电子凭证、线上走支付、电子合同等体系，放心签这样国内领先的第三方电子合同平台，因其电子合同管理优势，近年来受到了众多企业的青睐。

然而，目前电子合同在我国尚处于起步阶段 ，很多企业对于电子合同并不了解。什么是电子合同，电子合同在企业文件管理中能起什么样的作用，也就成了很多企业行政人员和财务人员需要弄清楚的问题。

1. 什么是电子合同

电子合同是双方或多方当事人，通过互联网以电子形式达成的设立、变更、终止某种民事权利义务关系的协议。

《电子签名法》内部分条款规范了电子合同的使用。只要合同签署各方都经过实名认证，且是根据《电子签名法》认可的可靠电子签名，这份电子合同则具备和纸质合同手写签章同等的法律效力。

也就是说，引入可靠电子签名，电子合同才具备法律效力。这是因为《电子签名法》第五条至第八条规定，锁定签约主体真实身份、有效防止文件篡改、精确记录签约时间的电子合同才被法律认可。电子签名作为必要的技术手段，是电子合同法律效力的保障。

2. 电子合同在企业文件管理中起着怎样的作用

传统的企业文件管理依靠纸质材料，企业各职能部门之间信息沟通不畅，总部与分公司之间由于地理阻隔难以互联互通，企业的财务资源配置、信息交流和业务动作难以协调同步。在这种情况下，高效的文件管理几乎不可能实现。比如审批流程稍一复杂，纸质材料不易传递、容易丢失、容易篡改的特性就会大大降低企业内部的信息流通效率。

使用电子合同则能帮助企业避免这样的麻烦。例如电子合同的审批，这项工作就可以在电子合同平台上进行。电子合同的上传、审阅、流转，各部门之间传阅、签署电子合同只需在线上完成，传递过程中电子合同也不会被轻易改动和丢失。

又比如报账过程也可以直接应用电子合同，大大优化报账过程。合同报账过程中需要反复提供、扫描、传递、稽核、保管纸质合同。电子合同线上传递，就能够节省这些费时费力的劳动。报账过程中，有些人可能会利用未签字、未审批合同报账、利用不同合同版本取得报账利益。而电子合同相较纸质合同签署流程更规范，合同内容不能篡改，未签字、未审批合同难以用于报账，流程上的漏洞也就堵住了。

除了帮助企业提高效率、规范流程，电子合同可以帮助企业节省成本。一份传统纸质合同成本平均需要25元，采用电子合同成本不到5元，降低75%的运营费用，一家年签署10万份合同的企业，一年可以节省200万的费用，最少节省2名的运营人员。

3. 电子合同怎么用

对于合同量较大、内部合同管理要求严格的企业，最好还是选择放心签这样可靠的第三方电子合同平台。

首先，电子合同是企业内部重要的私密信息，需要高度安全的电子合同服务。放心签获得公安部等级保护测评三级(银行级别安保等级)、通过ISO27001安全认证，通过放心签平台真实的身份认证、可靠的电子签名、先进的第三方取时、区块链存证等技术手段，能够有效保障企业的合同安全。

其次，放心签还具有权威的认证系统，采用国家机构认证技术，确保放心签电子合同签署主体真实身份。

最后，放心签还可以提供从电子合同签署、托管、出证到纠纷解决的全流程闭环法律服务。凡在放心签平台签定合同的用户在出现争议纠纷后可以直接在线提交申请，实现一键仲裁，并可以随时登陆查询案例进展，享受快速、高效、便捷的在线仲裁服务。

有这么多的贴心服务，放心签电子合同可以说为企业文件管理的电子合同需求提供了良好的解决方案。