电子合同平台合同文件存在哪?怎么存?存多久?
2024-02-26

    电子合同文件的存储,一直是大家特别关心的问题,签完的合同存在哪?怎么存?存多久?今天我们将为大家详细介绍。

    一、电子合同文件存在哪?

    大家知道电子合同服务形态通常有SaaS服务和本地化服务。

    SaaS服务中:合同文件自然是存储在服务商的云端,目前业内的电子合同服务商均具备完善的服务资质,可保证合同存储的安全性和隐私性;

    本地化服务中:合同文件存储在服务部署的位置,即客户的本地环境或客户指定的云端。    这里大家有可能会有个问题,本地化服务中,合同文件在客户本地,那如果在签署中,外部客户如何查阅合同呢?

电子合同平台合同文件存在哪?怎么存?存多久?

    这里要纠正大家一个固化的观念,合同文件在客户本地,不代表外部客户不可以访问客户本地的服务,只要本地服务可对外网开放,那么签署过程中,外部客户就可以访问本地服务,对合同文件进行查阅。

    所以,通过这种本地化部署模式,既满足企业对合同原文隐私性的要求,又实现了内外部用户的在线签约。

    二、电子合同文件是如何存储的?

    这个简单!与普通文件一样,存文件夹里面呗!

    说实话,也不是不可以,但是原文(明文)直接存在文件夹里面毕竟不够安全,也有管理上数据泄露的风险。

    那么,作为一个专业的电子合同服务商,我们应该如何科学严谨的去存储一个合同文件呢?

    一般按照存储安全等级从低到高排列:

    1.OSS加密存储

    对文件进行加密后存储,是一种常见的文件加密方式,缺点是一旦秘钥泄露,就可以解密文件拿到明文。

    2.文件简单分片加密存储

    将一个文件分成多片,顺序加密存储在不同的存储终端中,读取时,从不同存储终端中取出并合并成一个,安全等级一般,除非同时泄露秘钥及存储规则,否则无法获得完整文件。

    3.文件随机分片加密存储

    将一个文件分成多片,随机加密存储在不同的存储终端中,因为是随机存储,要取出的时候分片忘记存在哪了怎么办?

    所以在随机存储时,还会生成一个存储图(每个文件一个存储图),通过存储图去还原文件,这就好比,先通过一张藏宝地图(存储图)去找到宝石碎片(文件分片),再通过碎片合成一颗宝石(完整文件),安全等级较高。

    另外在一些要求较高的场景中,存储图用户自行保管,保证只有用户掌握文件的还原文件,任何第三方无法得到完整文件,安全等级极高。

    当然文件存储,如果要深入研究,还会涉及到存储图如何加密存储,文件秘钥如何存储,存储策略是什么等等,内容过于专业,就不展开讨论了。

    在实际应用中,电子合同服务商会根据不同的安全需求执行不同的存储策略,以上几种存储策略一般均有应用!

    三、电子合同文件存多久?

    这个也得看情况!

    1.如果文件在本地,或者文件被你下载了,那自然是只要地球不爆炸,宇宙不重启,想存多久存多久。

    2.如果文件存储在电子合同服务商云端,平时也没有下载的情况下,有些平台支持永久存储,有些平台则需要在合作协议终止后,按需续费了。

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